Steuererklärung zu spät: wann ein Verspätungszuschlag droht

Wer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist, muss sie ohne Steuerberater bis zum 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt einreichen.

Mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein gilt in der Regel der letzte Tag im Februar des übernächsten Jahres.

Wer diese Frist verpasst, riskiert einen Verspätungszuschlag von mindestens 25 Euro pro angefangenem Monat.

Ob du überhaupt zahlen musst und wie viel, hängt aber von zwei Fragen ab: Bist du zur Abgabe verpflichtet, und bekommst du Geld zurück oder musst du nachzahlen?

Hier gehen wir durch, was in welcher Phase der Verspätung passiert und was du jeweils tun kannst.

Musst du überhaupt abgeben?

Die Fristen und der Verspätungszuschlag betreffen nur Pflichterklärungen. Für Arbeitnehmer besteht eine Abgabepflicht zum Beispiel, wenn:

• du verheiratet bist und ihr die Steuerklassenkombination III und V oder IV mit Faktor nutzt,
• du mehrere Arbeitgeber gleichzeitig hattest und ein Teil des Lohns nach Steuerklasse VI besteuert wurde,
• du Nebeneinkünfte ohne Steuerabzug von mehr als 410 Euro im Jahr hattest, etwa aus Vermietung,
• du steuerfreie Lohnersatzleistungen von mehr als 410 Euro bezogen hast,
• du einen Freibetrag für die Lohnsteuer eingetragen hattest.

Selbstständige und Gewerbetreibende müssen in der Regel abgeben, sobald ihr Einkommen über dem Grundfreibetrag liegt.

Das Finanzamt prüft nicht von sich aus, ob du verpflichtet bist; es kann dich aber schriftlich zur Abgabe auffordern.

Bist du nicht verpflichtet, gibt es für dich keine Frist im Sommer.

Eine freiwillige Erklärung kannst du bis zu vier Jahre nach Ende des Steuerjahres einreichen, ohne Verspätungszuschlag.

Phase 1: Die Frist ist noch nicht abgelaufen

Wenn du absehen kannst, dass du es nicht schaffst, beantrage vor Ablauf der Frist eine Fristverlängerung. Das geht formlos schriftlich oder über ELSTER.

Nenne einen konkreten Grund, etwa fehlende Unterlagen von einer Bank oder eine Krankheit, und ein Datum, bis zu dem du abgeben wirst.

Einen Rechtsanspruch auf Verlängerung gibt es nicht, und Finanzämter gewähren sie vor allem in begründeten Ausnahmefällen.

Wird sie gewährt, schützt dich das: Für den verlängerten Zeitraum fällt kein Verspätungszuschlag an.

Wenn du mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein arbeitest

Die längere Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres gilt nur, wenn ein Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein deine Erklärung tatsächlich erstellt. Es reicht nicht, kurz vor dem 31.

Juli einen Termin zu vereinbaren und die Unterlagen erst Monate später zu bringen; Berater planen ihre Fristen über das ganze Jahr.

Das Finanzamt kann eine Erklärung außerdem früher anfordern, in der Regel aber nicht vor dem 31. Juli.

Das kommt zum Beispiel vor, wenn in den Vorjahren hohe Nachzahlungen anfielen oder Erklärungen verspätet eingingen.

In einer solchen Anforderung steht dann eine eigene Frist, die du einhalten musst.

Phase 2: Die Frist ist vorbei, aber noch keine 14 Monate

In dieser Zeit liegt der Verspätungszuschlag im Ermessen des Finanzamts.

Es kann einen festsetzen, muss aber nicht. In der Praxis schickt das Finanzamt oft zuerst eine Erinnerung mit einer neuen Frist.

Kein Zuschlag darf festgesetzt werden, wenn die Verspätung entschuldbar war, etwa durch eine schwere Krankheit.

Das musst du glaubhaft machen. Ein Versäumnis deines Steuerberaters wird dir dabei zugerechnet.

Was jetzt hilft: die Erklärung so schnell wie möglich nachreichen. Je früher sie eingeht, desto weniger Monate können berechnet werden.

Phase 3: Mehr als 14 Monate nach Ende des Steuerjahres

Ab hier wird es streng. Geht die Erklärung erst mehr als 14 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres ein, muss das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen, ohne Ermessen.

Es gibt aber wichtige Ausnahmen vom Pflichtzuschlag:

• Die Frist wurde verlängert, auch nachträglich.
• Die festgesetzte Steuer beträgt null oder weniger.
• Die Steuer ist nicht höher als das, was über Lohnsteuer und Vorauszahlungen schon gezahlt wurde. Das ist der typische Fall einer Erstattung.

Für viele Arbeitnehmer, die Geld zurückbekommen, fällt deshalb auch bei später Abgabe meist kein Pflichtzuschlag an.

Ein Zuschlag nach Ermessen bleibt aber möglich, wenn du zur Abgabe verpflichtet warst.

Wie hoch der Zuschlag ist

Für die jährliche Einkommensteuererklärung beträgt der Verspätungszuschlag pro angefangenem Monat 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, abzüglich der bereits gezahlten Lohnsteuer und Vorauszahlungen, mindestens aber 25 Euro pro Monat.

Insgesamt ist er auf 25.000 Euro begrenzt.

Beispiele:

Nachzahlung laut Bescheid	Monate zu spät	Berechnung	Zuschlag
1.200 Euro	3	0,25 % wären 3 Euro, es gilt das Minimum	75 Euro
15.000 Euro	5	0,25 % = 37,50 Euro pro Monat	187,50 Euro

Bei kleinen Nachzahlungen kann der Zuschlag also schnell höher sein als ein Prozentsatz vermuten lässt, weil der Mindestbetrag greift.

Gegen einen Verspätungszuschlag kannst du Einspruch einlegen, wenn du ihn für unberechtigt hältst, etwa weil eine Fristverlängerung gewährt wurde oder eine Ausnahme greift.

Die Frist dafür beträgt einen Monat ab Bekanntgabe des Bescheids.

Was noch passieren kann

Zwangsgeld

Reagierst du auf Erinnerungen nicht, kann das Finanzamt ein Zwangsgeld androhen und festsetzen.

Es ist kein Strafgeld, sondern ein Druckmittel, damit du die Erklärung abgibst. Es kann wiederholt werden, bis die Erklärung vorliegt.

Schätzung

Das Finanzamt kann deine Besteuerungsgrundlagen auch schätzen und einen Bescheid auf dieser Basis erlassen.

Schätzungen fallen eher zu deinen Ungunsten aus, weil Werbungskosten und Abzüge nicht berücksichtigt werden.

Gegen einen Schätzungsbescheid kannst du innerhalb eines Monats Einspruch einlegen und dabei die vollständige Erklärung nachreichen. Die Schätzung ersetzt die Abgabepflicht nicht.

Zinsen

Bei Nachzahlungen können zusätzlich Zinsen auf die Steuer anfallen, wenn der Bescheid erst spät ergeht.

Sie sind vom Verspätungszuschlag unabhängig.

Du hast die Frist verpasst: so gehst du jetzt vor

1. Prüfe, ob du verpflichtet warst. Wenn nicht, gibt es keinen Grund zur Eile; du hast vier Jahre Zeit.
2. Schätze grob, ob du nachzahlen oder erstattet bekommen wirst. Bei einer Erstattung ist das Risiko eines Zuschlags deutlich kleiner.
3. Reiche die Erklärung so bald wie möglich ein. Jeder angefangene Monat zählt.
4. Lege Gründe dar, wenn es welche gibt. War die Verspätung entschuldbar, schreib das mit Nachweisen dazu.
5. Reagiere auf jedes Schreiben des Finanzamts, auch wenn du noch nicht fertig bist. Ein kurzer Hinweis mit realistischem Termin ist besser als Schweigen.

Für das nächste Jahr

Lege im Laufe des Jahres einen Ordner an, auf Papier oder digital, in den du Lohnsteuerbescheinigung, Belege für Werbungskosten und Bankbescheinigungen legst.

Viele Daten stehen ohnehin schon in der vorausgefüllten Steuererklärung bei ELSTER.

Wer bis Anfang Juni alles beisammen hat, kommt mit der Frist Ende Juli selten in Schwierigkeiten.